作者：汉斯·霍夫曼
过去20多(duō)年间，关于档案工作在数字时代必须与时俱进，迎合时代挑战的问题反复被提及和强调。在当前技术和社会的发展浪潮中，反观之前提出的“档案工作要被重塑和转型”的观点是有(yǒu)先见之明的。社交媒體(tǐ)、开放数据、大数据，以及涉及信息管理(lǐ)领域的信息自由、隐私权、开放政府、信息安全等正在不断重塑人们对于文(wén)件的概念、价值、作用(yòng)、管理(lǐ)的认知。
技术革新(xīn)带来的影响不仅限于改变了文(wén)件的属性，同时改变了人们和社会组织行為(wèi)习惯、沟通方式以及业務(wù)模式。档案的根本属性以及档案机构的角色成為(wèi)被广泛争论且迫切需要解决的问题。信息社会中，不同组织之间、公共与私有(yǒu)领域的边界日趋模糊，不少机构都重视并开始对“数字信息资产”进行类似档案管理(lǐ)的操作，这对传统档案机构来讲，是挑战还是潜在机遇?在日新(xīn)月异的数字世界中，档案机构如何摆正自己的位置等一系列亟待解决的问题，都需要我们在更高的战略层面上思考数字时代档案的功能(néng)定位。
业态巨变 挑战空前
随着信息社会的发展，档案行业发生了巨变，文(wén)件管理(lǐ)工作面临着空前挑战。从文(wén)件载體(tǐ)形式上看，数字时代文(wén)件更多(duō)地呈现為(wèi)虚拟形式，其与纸质形式最根本的區(qū)别是使用(yòng)元数据进行创建。元数据描述文(wén)件的名称、类型、创建时间、创建人、存储路径等基本信息，一旦出错，追溯问题将耗时耗力。而且，電(diàn)子文(wén)件易被修改，这引发人们对電(diàn)子文(wén)件可(kě)靠性的质疑。
从文(wén)件管理(lǐ)的流程来看，过去的文(wén)件管理(lǐ)是分(fēn)段式的，生成、保管和利用(yòng)等不同环节往往由不同主體(tǐ)完成;在数字时代，文(wén)件管理(lǐ)的连续性大大增强，统一于一个业務(wù)流程中。生成文(wén)件的机构将文(wén)件视為(wèi)重要资产，掌握着选择、组织、描述、保管和利用(yòng)这些“资产”的权力。我们需要思考这种情况给档案机构带来的影响，档案管理(lǐ)在这个快速发展的数字时代中应该遵循什么基本原则，采取哪些具體(tǐ)措施?
早在1993年，两位北美地區(qū)的文(wén)件管理(lǐ)专家大卫·伯尔曼和玛格丽特·海德斯托姆已经认识到電(diàn)子文(wén)件管理(lǐ)给档案机构带来的挑战，建议超越具體(tǐ)操作层面，从更高层次上看待档案工作。在20多(duō)年后的今天，两位的观点是具有(yǒu)超前意识的，遗憾的是面对電(diàn)子文(wén)件管理(lǐ)带来的各种问题，尽管我们已经做了很(hěn)多(duō)工作，但进展缓慢。究其原因，主要為(wèi)電(diàn)子文(wén)件管理(lǐ)者解决问题时聚焦在实际操作方法上，缺乏战略层面的思考。因此，我们应当借鉴商(shāng)业管理(lǐ)中风险评估的手段，变革数字时代的文(wén)件管理(lǐ)。
档案工作者应该充当促进者和建议者的角色，将文(wén)件管理(lǐ)活动在深植并融入业務(wù)流程创建之初，并為(wèi)全过程管理(lǐ)提供支撑，否则電(diàn)子文(wén)件管理(lǐ)是无效和不成功的。通过20多(duō)年来的实践总结，确保(電(diàn)子)文(wén)件管理(lǐ)两项基本原则為(wèi)：一是文(wén)件管理(lǐ)过程应该与业務(wù)流程融合，确保文(wén)件生成时的准确，二是在信息系统规划设计阶段就应从“文(wén)件生命周期”的视角出发，考虑到文(wén)件管理(lǐ)的需要和规定。这要求文(wén)件管理(lǐ)人员“走出去”，与信息系统架构师、信息领域专家學(xué)者等开展对话，建立经常性沟通协作机制。
实践之路 知易行难
筆(bǐ)者所在的荷兰國(guó)家档案馆作為(wèi)國(guó)家档案管理(lǐ)的权威机构，國(guó)家档案馆的职能(néng)除了法定的档案文(wén)件价值鉴定、处置政府文(wén)件等传统业務(wù)外，还為(wèi)政府各机构提供咨询服務(wù)，帮助他(tā)们制定档案管理(lǐ)规划。实际上，他(tā)们意识到自身在涉及政府信息和私人领域等公共利益的信息权上的职责，现行文(wén)件管理(lǐ)对于政府治理(lǐ)具有(yǒu)重要作用(yòng)，于是便勇于承担起这方面的职责。澳大利亚、加拿(ná)大、英國(guó)國(guó)家档案馆也是这样做的，将业務(wù)范围延伸至更广阔的领域。
由于整體(tǐ)经济形势的不乐观，荷兰國(guó)家财政预算削减，國(guó)家档案馆大约每3年至4年就会面临一次重组。但这些不利因素也带来了积极影响，即这些压力使得档案馆及其工作人员必须紧跟时代发展、不断创新(xīn)。為(wèi)了给工作人员营造一个随时了解掌握业界前沿发展动态的氛围，荷兰國(guó)家档案馆在2009年至2011年期间制定实施了一系列培训计划，要求包括管理(lǐ)层在内的所有(yǒu)工作人员必须参训。通过培训，档案工作者洞察到國(guó)家档案馆面临的危机与挑战，让他(tā)们开始思考不断变化的外部环境对档案管理(lǐ)产生的影响。
目前，荷兰大多(duō)数政府部门仍在产生和使用(yòng)大量纸质文(wén)件，但值得欣喜的是，荷兰提出各政府部门要在2017年年底前实现无纸化办公。达成这一目标不仅需要技术层面的努力，更需要文(wén)化和组织层面的变革。
荷兰政府推进无纸化办公分(fēn)為(wèi)几个阶段，第一阶段确保业務(wù)流程兼容管理(lǐ)文(wén)档管理(lǐ)系统和電(diàn)子文(wén)件管理(lǐ)，拓展國(guó)家档案馆数字文(wén)件库的接收功能(néng);第二阶段实现文(wén)件管理(lǐ)标准化，在政府机构内部确立3种统一的管理(lǐ)应用(yòng)软件平台，还要开发不同系统间文(wén)件流转的统一交换格式。國(guó)家档案馆还要努力帮助政府机构提高文(wén)件价值鉴定工作的效率，比如，研发财務(wù)工作和人力资源档案管理(lǐ)等方面的通用(yòng)保管期限表，各机构可(kě)根据自身需求制定细则。这样做将有(yǒu)效简化文(wén)件鉴定的过程，提高工作效率。
另外，在荷兰國(guó)家档案馆的行动部署基于一个知识架构，协调、支持、指导工作人员的行动框架，这一框架确定了6个原则：一是将電(diàn)子文(wén)件管理(lǐ)整合到整个业務(wù)流程中;二是國(guó)家档案馆在流程设计、信息架构建设、支持系统搭建等业務(wù)流程的最初环节就加入进来;三是关注政府所有(yǒu)类型的文(wén)件，确保提供公众欲知的信息;四是确保文(wén)件的可(kě)信性和可(kě)靠性;五是用(yòng)风险管理(lǐ)的方法进行文(wén)件管理(lǐ)工作;六是在不侵犯个人隐私的情况下，确保信息公开。当前，國(guó)家档案馆和政府机构正在进行更具战略性的交流，将先从战略层面开始，然后进入到操作层面讨论实施。
曲径通幽 拾级而上
荷兰國(guó)家档案馆虽然还处于转型之中，却一直不断参与到更為(wèi)广泛的政府治理(lǐ)层面，一些积极的成果开始显现。比如，2008年设立首席信息官、确立國(guó)家档案馆馆長(cháng)的咨询顾问地位;在政府每个机构之间建立一个档案、文(wén)件管理(lǐ)事務(wù)的战略协商(shāng)机构，國(guó)家档案馆在其中负责未来信息架构的规划，确保文(wén)件管理(lǐ)集成于数字业務(wù)进程之中，开发、签署文(wén)件管理(lǐ)工作办法，如元数据应用(yòng)程序配置文(wén)件、通用(yòng)保管期限表等。这些实践都帮助國(guó)家档案馆在政府转型特别是信息管理(lǐ)领域中摆正位置。
國(guó)家档案馆面临信息时代工作环境的巨变，该如何应对挑战?结合荷兰國(guó)家档案馆的实践，筆(bǐ)者给出一些建议：通过业務(wù)咨询和指导，向更多(duō)机构部门介绍文(wén)件管理(lǐ)的知识;提供数字存储库服務(wù)，允许政府机构利用(yòng)存储库管理(lǐ)自己工作中生成的文(wén)件，并实现与國(guó)家档案馆的共享;推动标准的制定和实施，积极参与到國(guó)际标准化组织信息与文(wén)献标准技术委员会档案、文(wén)件管理(lǐ)分(fēn)技术委员会(ISO TC46/SC11)、國(guó)际档案理(lǐ)事会，以及欧洲档案行业标准的制定之中;推动相关法律法规的出台，从立法层面推动電(diàn)子文(wén)件管理(lǐ);还有(yǒu)一点非常重要，就是转变观念，将履行文(wén)件管理(lǐ)职责这一行政行為(wèi)提升到政府管理(lǐ)的战略高度。除此之外，档案文(wén)件管理(lǐ)人员要积极學(xué)习最新(xīn)的文(wén)件管理(lǐ)方法，适应互联网时代的要求。國(guó)家档案馆需要大力提升工作人员的素质，培养出一支具有(yǒu)宽广战略视野、充分(fēn)了解所处困境并能(néng)提出解决办法，且具备较强行动能(néng)力的人才队伍。可(kě)以说，如果没有(yǒu)这些人才的支撑，应对信息时代的挑战可(kě)以说是一个永遠(yuǎn)难以完成的任務(wù)。
简言之，國(guó)家档案馆履行法律框架赋予的任務(wù)同时还要适应当前发展，应扮演好以下几种角色：帮助整个政府确立适当的文(wén)件管理(lǐ)结构和框架的积极参与者;為(wèi)政府各机构部门提供文(wén)档管理(lǐ)服務(wù)的咨询顾问;向政府机构和公众提供信息公开的服務(wù)方;社会文(wén)化遗产的价值鉴定者;档案文(wén)件的保管者;档案立法和规范以及全國(guó)档案馆合作框架的支持者。
在快速发展变化的数字世界中，國(guó)家档案馆以及档案工作者应更多(duō)地从战略发展层面对事业发展愿景和使命进行思考，才能(néng)在面对关键问题时采取积极行动，进而更好履行政府问责、保障公共利益、促进政府良好管理(lǐ)等方面的责任。
郑艳方 杨太阳 编译
(本文(wén)作者系荷兰國(guó)家档案馆電(diàn)子文(wén)件政策与标准前任主管，曾代表荷兰國(guó)家档案馆在ISO TC46/SC11文(wén)件元数据工作组和文(wén)件管理(lǐ)國(guó)际标准ISO15489修订组担任负责人，现為(wèi)文(wén)件管理(lǐ)独立咨询顾问。)
原载于《中國(guó)档案报》2016年12月15日 总第3003期 第三版